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事務所物件の選び方・内装・看板

独立開業にあたって、事務所は、自宅とは別に借りようと思っています。どのような基準で借りたらよいでしょうか。
初めての事務所選びでは、どのような観点で、どう探したら失敗しないのでしょうか。そして、いったいいくら準備しておけばいいのでしょうか。不動産会社との契約は、フツウの住居の賃貸契約とどう違うのか。そんなことを下記にまとめてみました。ご参考になれば幸いです。

第1 事務所物件の選び方

1. まず、現地調査する

 事務所を借りるのが初めて、という人は、とにかくまずは候補となる場所の近くにある不動産屋で「貸事務所ありますか?」と聞くところから始めましょう。インターネットを使って探してみるのも手ですが、百聞は一見に如かずです。
 不動産屋では恐らく、「何人位で働く事務所ですか?」「人の出入りは多いですか?」「家賃の希望は?」など、様々な質問をしてきます。考えなければならない「条件」や、そのエリアの賃料の坪単価がわかることでしょう。
 いくつか物件を見て回り、気に入った物件を見つけても即決してはいけません。一度は持ち帰って検討を。冷静に判断することが大切です。

2. ポイントを押さえて貸事務所を探す

 不動産屋に行き、考えておくべき「条件」が見えてきたら、「譲れないポイント」を明らかにします。その後、再び不動産屋めぐりを行うことで、効率の良く、満足のいく事務所探しをすることができます。

 貸し事務所物件を決める前に確認すること一覧

エリア・立地

 自分の取扱業務のお客様が多くいそうなエリアかどうか、来客者の多い事務所にしたい場合は分かりやすい場所かどうか、交通の便が良いかどうか。また、人や車の出入りに不自由はないかどうか、女性の場合には、夜帰宅するときの安全性なども確認しておきましょう。実際に最寄りの駅から歩いてみたり、銀行や郵便局、公共機関、食事などで業務上の支障や社員に不便がないか周辺の環境を確認しましょう。特にコンビニが近くにあれば便利です。また、自宅からの通勤時間や交通費、なども試算しておきましょう。街全体のイメージも大事です。司法書士事務所は、一般的には、ビジネス街にある方が信用力も増し、社員募集の際にも、アピールになるでしょう。

広さ(坪数・平米数)

 何人で働くのかによって、必要な広さが変わります。1人あたりのワークスペースとして最低1坪(約3.3平米)できれば、1.8坪(約6平米)位は準備したいです。また、司法書士事務所では本や資料を事件記録を置くスペースがたくさん必要ですし、OA機器のスペースも確保しなければなりませんし、接客用のスペースも考えなければなりません。さらに、従業員を雇う予定であれば、次の契約更新までの間にどれ位人数を増やしたいのかを見据えて、広めの場所を借りることができればベストです。ただし資金繰りが厳しそうな場合、無理をして広いところを借りる必要はありませんし、借りるべきではありません。

 契約面積の内、実際にオフィスとして使用できる有効面積は何坪かを確認しましょう。契約書に記載される「契約面積」は、「専用面積」のみの場合と「専用面積+共用面積の一部が含まれる」場合とがあります。図面と実際に現場を見た違いを自分の目で確かめることが大切です。

賃料(坪単価)

 月額賃料、保証金(3~12か月:地域や業種等によって異なる)、共益費、その他の費用を確認。保証金(敷金)は、解約明け渡しの後、いつ返還されるのか。また、償却(敷引)がある場合、何%かなどを確認しましょう。共益費(管理費)に含まれる項目は、管理に関する費用の他に、冷暖房などの空調費、共用部分の光熱費などが含まれているかも確認しましょう。また、清掃費など共益費以外の費用負担の有無を確認しましょう。

設備

 司法書士事務所の場合には、そこまで、設備が充実していなくても、さほど業務に支障はありませんが、個人のお客さんが相手の仕事だと、設備の充実が信頼につながり、重要になってくるので気をつけたいところである。

■エレベーターの有無
 物件によってはエレベーター無しで上層階といった物があります、比較的共益費の坪単価が安くなります。しかし来客や荷物の搬出入が頻繁な場合は避けたい物件です。2基以上のエレベーターがあれば定期メンテナンス等の休止時間があっても便利です。
 引越作業の事を考えて、エレベーターの開口部や内部寸法を確認しておきましょう。信頼のおけるコンサルティング会社や内装業者であればオフィス設計の際、確認してくれるのが通常です。

■ビルの使用時間・休館日
 使用時間に制限があるビルもあります。残業がある事務所の場合は、正面入口が何時まで使用できるか、また夜間や休日は使用できるかなどの確認が必要です。個人のお客さんだと休日しか来所できないことも多いので、十分に確認しましょう。

■セキュリティー
 代表的なものとして機械警備やオートロックがあります。特に機械警備の場合、共益費等に使用料が含まれているか確認しましょう。また、設備に無くても個々人による設置が可能か確認するのも良いでしょう。ビル全体としての警備会社との契約があるかどうかも確認しましょう。

■ネットインフラ
 代表的なものとして光ファイバーがあります。基本的に大都市であれば引き込みが可能ですが、物件によって電話の集合盤(MDF)から各階のIDFまで配管のスペースが無い場合など引き込みが出来ない場合もありますので必ず事前に確認しましょう。司法書士業は、今やネットは不可欠のものになりつつあるので、慎重に確認しましょう。

■電話回線必要本数
 上記のネットインフラと同じ様に電話の集合盤(MDF)から各階のIDFまで配管のスペースが無い場合や建物自体に割り当てされている回線数が足りない場合、希望の本数が確保出来ないケースがあります。業務上必要なアナログ回線数が確保できるか確認しましょう。

■電気容量
 最も重要な確認事項です。どのくらいの電気容量が必要かを確認しましょう。物件によっては電灯(100V)以外にエアコン用の動力(200V)が設備されているケースもあります。

■トイレ・給湯室
 トイレは男女別か共用か、洋式か和式なのか、給湯設備や清掃は行き届いているか、などを確認しましょう。

■駐車場の有無
 立地やよっては駐車場が必要となる場合もあります。駐車場の使用時間も確認しましょう。コインパーキング等を利用してもらう場合には、使用時間と合わせて使用料金も確認しましょう。

■ビルのイメージ
 どんなテナントが入っているか、入居しているテナントの質や内容でビルのイメージが評価されます。また外観イメージや共用スペースの状況、築年数などもあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

 

第2  内装と看板

 事務所が決まったら、開業に向けて内装や看板などの「見た目」を整えましょう。コストをかけずとも、工夫次第で素敵なオフィスをつくることができます。看板やオフィスデザインの善し悪しが、お客様からの印象を左右します。ぜひ、事務所のイメージアップにつながる事務所づくりをしましょう!

1. お金がなくても、事務所のデザインにこだわるべき?

事務所開業当初は何かとお金がかかるもの。飲食業やサロンのように、内装が必ず必要な業種の場合はさておき、司法書士や行政書士、社労士のような「士業」、あるいは、フリーランスのプログラマーのような職種の場合でも事務所の内装にこだわるべきなのでしょうか?答えは「YES」です。例え、どんなにお金がなくても、なるべく清潔感があり、来客に良い印象を持ってもらえる最低限のオフィスデザイン、内装へのこだわりは必要でしょう。お金をかけずとも、机や家具の色や素材を統一したりOA機器の配線を隠したり、といった一工夫で、来客者に与える印象が大きく変わります。

 

2.ココだけは最低限「見栄え」を気にすべし

エントランス

事務所物件の場合、フロアの入り口にパーテーションを使って、エントランスを作ると印象アップ。ドアを開けた際に、来訪者から見て事務所内が丸見えにならないようにしよう。自宅兼事務所の場合であっても、玄関に家族の靴や傘などがむき出しになっているようでは言語道断。あくまでも事務所は「ビジネスの場」。なるべく生活感を出さないように片付けよう。

机・椅子・収納棚などのオフィス家具

購入する際は色や素材に統一感をもたせること。店頭で購入するよりもネット通販が安くてお勧め。アスクルやカウネットなどで探すのが手っとり早いが、IKEAなどのオシャレ家具で他の事務所と差別化するのも手。格安で意外と使えるニトリや、書店でカタログが購入できるベルメゾン、ディノスなどもチェックしよう。中古のオフィス家具も悪くはないが、お買い得なものは少ないようだ。カーテンはバーチカルブラインドにすると事務所らしさがアップ。

OA機器類の配線

パソコンやプリンタ、電話・FAXなどの配線がごちゃごちゃになっていると掃除もしづらく、見た目にも汚い。配線類をまとめて、配線カバーで隠したり、結束バンドで止めるなどしておこう。配線カバーは、ヨドバシカメラや東急ハンズなどの量販店で売っている。

 

3. オフィスデザインを第三者に依頼する場合は?

初めての開業で、第三者に内装工事を依頼する場合、まず、「誰に頼むか」が大きなポイントです。身近にオフィスデザインをやっている人がいればよいですが、そういうことはほとんどないと思いますので、自力で探すことになるでしょう。ツテがまったくない場合は、複数の業者に一括見積もりを依頼できる、インターネット上のマッチングサイトを利用して、複数の業者と会ってみることをお勧めします。
身近な知り合いで起業している人がいる場合は、業者を紹介してもらうのも手。ただし、業者によっては業種によって得意/不得意があったり、同じ内容の事務所デザインであっても、価格に幅が出ることも多いので、複数の業者から見積もりを取るようにしましょう。
また、同じ内装工事とはいえ、住宅リフォームと事務所物件の内装工事とでは、使用する床材や壁材、家具の調達などのノウハウが異なるため、住宅リフォームの会社に依頼することはお勧めできません。

4. 看板はどうやって作るの?

看板は、いわば事務所の「顔」。できるだけカッコよく作りたいものです。看板作成業者については、ツテがない場合、インターネットなどで「看板デザイン」などで検索すればたくさん出てきます。デザインにかんしては、できるだけ具体的に指示を出しましょう。イメージに近い店舗の看板の写真を送ったり、手描きでイメージ画を描くなど、視覚化してイメージを伝えることがコツです。
また、看板と一言で言っても、種類は様々。設置場所や、自分の事業イメージなどから、どのようなスタイルの看板を準備するかを考えましょう。

表札看板

オフィスのエントランスなどに、表札のように出す看板。透明アクリル板を利用したものや、ステンレス製などがある。ロゴと社名を組み合わせるのが一般的。

スタンド看板

おもにお店/会社の前に置いて使われる看板。電飾を使ったものも多く、道に歩いている人に訴求しやすい。

ウィンドサイン

事務所の入り口や窓ガラスにカッティングシートのフィルムを貼ってつくる看板。

欄間看板・パラペットサイン

コンビニの入り口の看板のような、入口頭上にある看板。夜間の照明としての役割も果たしている。

袖看板(突出しサイン)

建物の壁面から突き出して取り付けられている看板。ビルの1室を借りる際には、突き出し看板の一部スペースだけを与えられる場合も。ビルオーナー側が名入れをしてくれる場合は、書体などがあらかじめ決まっている場合が多い。

屋上看板

文字通り、屋上に設置するもの。ネオンを使ったものも多い。高いところに設置するため、遠いところからでも目立つよう、社名やロゴ、商品名など、情報量を絞った看板にすること。

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