【令和2年5月11日より】公証役場でテレビ電話による定款認証Q&A

令和2年5月11日から公証役場でテレビ電話による認証制度が便利になりました。

2020年5月1日(日本公証人連合会)

令和2年5月11日からテレビ電話による認証制度がさらに便利になります。

この度、関係省令の改正により、令和2年5月11日(月)から、定款作成の委任を受けて作成された電子定款について、テレビ電話を利用して公証人の認証を受ける場合、その委任状を公証人に送付する方法として、電子署名の付された電子委任状を登記供託オンラインシステムを通じて送信する従来の方法に加え、新たに、「委任者の実印の押捺された紙の委任状と、委任者の印鑑証明書を郵送する方法」によっても可能になります。また、委任状・印鑑証明書を郵送するときには、返信用のレターパック(返送先の宛名記載のもの)を同封していただく必要がありますので、ご留意ください。なお、テレビ電話を利用しないで行う認証手続については、従前どおりであり、手続の変更はありません。詳しくは「テレビ電話による認証制度」のページをご覧ください

1 テレビ電話方式による電子定款等の認証は、どのように便利になったのですか。
 テレビ電話方式による電子定款等の認証は、平成31年3月29日から始まった制度ですが、これまでは、発起人等が定款又は委任状に電子署名することが要件になっていましたので、発起人等が電子署名できない場合にはテレビ電話方式による電子定款等の認証はできませんでした。
 しかし、令和2年5月11日からは、発起人等が電子署名できない場合でも、電子署名ができる定款作成代理人に紙の委任状で定款作成を委任すれば、テレビ電話方式による電子定款等の認証ができることになりました(なお、紙の委任状によって定款作成を委任する場合の必要書類等については、総論のQ6を参照)。
2 どのような場合にテレビ電話方式による電子定款等の認証ができるのかを詳しく教えてください。また、どのような文書が対象となりますか。
(1)電子定款の認証を例に説明しますと、テレビ電話方式による認証を利用できるのは次のいずれかの場合です。
ア 発起人等が定款に電子署名し、自らがオンラインで認証申請する場合(この場合は発起人等が認証の嘱託人となります)
イ 発起人等が代理人に定款作成を委任し、定款作成代理人が定款に電子署名してオンラインで認証申請する場合(この場合は定款作成代理人が認証の嘱託人となります)
 上記イの方法による場合、発起人等が代理人に定款作成を委任する方式は、Q1でも説明したとおり、電磁的記録である委任状に電子署名する方式でも可能ですし、紙の委任状に印鑑登録証明書の印を押捺する方式でも可能です。
 なお、電磁的記録である委任状に電子署名する方式の場合、委任状と電子定款を別にした2通の電子文書でオンライン申請することになります。
 
(2)認証を受ける文書は、電子文書に限ります。電子文書であれば、私署証書であると定款であるとを問いません。なお、定款は、株式会社の定款に限りません(上記①で発起人等としたのは、そのためです)。
3 テレビ電話方式で認証を受けるまでの手順は、どうなっていますか?
(1)電子定款の認証を例に説明しますと、テレビ電話方式による認証を受けるまでに次のような準備が必要です。まず、オンライン申請をする発起人等又は定款作成代理人(以下「嘱託人」といいます。)がテレビ電話を利用できるインターネット環境、パソコン又はスマートフォンが必要です。パソコンの場合はGoogle Chromeブラウザを、スマートフォンの場合はFaceHubアプリを事前にインストールしておいてください。

(2)事前に、公証役場に対し、テレビ電話方式による認証を希望している旨を申し出た上、認証を受けたい定款の案と実質的支配者となるべき者の申告書をメール、FAXその他の方法で送り、定款の内容等の適法性その他の事前調査を受けてください。また、発起人等が定款作成代理人に紙の委任状で定款作成を委任している場合には、その委任状と印鑑登録証明書を公証役場に郵送してください。なお、郵送料は嘱託人負担となりますので、同一情報の提供の書面、申告受理及び認証証明書、原本還付手続をした印鑑証明書等の全部又は一部の郵送を必要とされる場合には、返信用のレターパック(返送先の宛名を記載したもの)の同封をお願いいたします。このレターパックに前記書類を入れて返送いたします。また、手数料領収書のみの返送を希望し、申告受理及び認証証明書の返送も必要としない場合には、返信先の宛名を記載し所定の郵便切手を貼付した返信用封筒の同封をお願いいたします。これに、手数料領収書を同封してお送りいたします。以上の事前チェックや書類送付等なしに認証を求められても、認証ができない場合がありますので、ご留意願います。

(3)上記(2)の手続を経て定款認証が可能な状態になった場合には、嘱託人が公証人にテレビ電話方式による認証を希望する日時を予約してください。予約申込みの方法は、公証人がテレビ電話用のURLを嘱託人に送る必要があるので、メール又は公証役場のホームページにある予約申込みフォームを利用してください。

(4)上記(3)の予約申込みに対し、公証人が、予約日時を決定してその旨の連絡をするとともにテレビ電話のURLを嘱託人に送ります。

(5)嘱託人は、予約当日までに、認証を受ける電子定款をオンライン申請してください。
以上で準備は終了です。
4 テレビ電話の際にはどのような手続が行われるのですか?
 嘱託人が、予約日時に、パソコン又はスマートフォンを利用して、公証人から送られていたURLをクリック又はタッチすると、公証人が起動中のテレビ電話とつながります。
 テレビ電話がつながることによって、嘱託人と公証人が音声と映像による会話が可能となり、嘱託人が電子署名をした電子定款に相違ないかなどの確認が行われます。
また、嘱託人の人違いでないことの確認のため、嘱託人は、顔写真付きの公的機関発行の身分証明書、例えば以下の本人確認資料をテレビ画面に提示してください。
 ア 運転免許証
 イ マイナンバーカード
 ウ 住民基本台帳カード
 エ 旅券・在留カード
 これらの手続により、公証人は、電子定款になされた電子署名が嘱託人本人のものであることや嘱託人の本人確認を行い、電子定款に対する認証の可否を判断します。
公証人が認証できると判断したときは、電子定款に認証をし、これを嘱託人に送信して認証手続を終えます。
5 手数料の支払方法はどうするのですか?
 手数料の支払については、ネットバンクを利用して、嘱託人が手数料を振り込んだことを確認後に認証することが多いと思われますが、他の方法もあり得ますので、公証人と相談してください。
 領収書は、公証役場から郵送します。
6 同一の情報の提供の書面又は申告受理及び認証証明書が必要なときはどうすればいいのですか?
 同一の情報の提供の書面を希望される場合は、Q3(2)の手続の際に公証役場に同一の情報の提供の請求書を郵送してください(公証役場に紙の委任状と印鑑登録証明書を郵送される場合には、同一の情報の提供の請求書を同封してください)。認証後、返送用のレターパックで(Q3(2)参照)、同一の情報の提供の書面を返送します。なお、同一の情報の提供の書面の受領については、公証役場においでになって受領されることも可能です。
 次に、申告受理及び認証証明書については、認証後、他の書類とともに返送用のレターパックで返送しますが、公証役場においでになって受領されることも可能です。
同一の情報の提供の請求書の書式等、ご不明の点については、公証役場にお問い合わせ願います。

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